Tietosuojaseloste

Uusi Kiinteistönvälitys Oy (2945483-1) sekä sen aputoiminimi Tiina Mellanen LKV sitoutuvat suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä henkilötietolain (523/1999), tietoyhteiskuntakaaren, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun tietosuojaa koskevan säädöksen edellyttämällä tasolla.

Nettisivustomme käyttöehdot

Nettisivustolla vieraileva henkilö hyväksyy yrityksemme tietosuojakäytäntöjen ehdot käyttämällä sivustojamme ja klikkaamalla sen linkkejä. Käyttäjä antaa samalla suostumuksensa sivustoomme liittyvien evästetiedostojen käyttöön ja tallentamiseen. Yrityksemme pidättää oikeuden ilman eri ilmoitusta muuttaa sivuja, estää pääsyn niille tai keskeyttää www-palvelun, mikäli se on tietosuojasyistä tarpeen. Emme vastaa ulkopuolisten tahojen ylläpitämien sivustojen tietojen oikeellisuudesta, vaikka niille olisi pääsy sivustomme kautta. Sivustoillamme olevien tietojen ja kuvien kopiointi kokonaisuudessaan tai olennaisilta osin on kielletty tekijänoikeuslainsäädännön perusteella.

Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Uusi Kiinteistönvälitys Oy, y-tunnus: 2945483-1
Aputoiminimi Tiina Mellanen LKV
Yhteyshenkilö: Tiina Mellanen
Kauppakatu 11 C, 26100 Rauma
Puh. (050) 318 2677
Yhteyshenkilön sähköposti: tiina@tiinamellanenlkv.fi
www-sivut: www.tiinamellanenlkv.fi

2. Rekisterin nimi ja rekisterin tarkoitus sekä tietolähteet

Uusi Kiinteistönvälitys Oy:n/Tiina Mellanen LKV:n (jäljempänä välitysliike) asiakas-, asiakashankinta-, markkinointi- ja yhteistyökumppanirekisteri (jäljempänä asiakasrekisteri). Rekisterissämme käsitellään toimeksiantajien, toimeksiantajien vastapuolen tai näihin verrattavissa olevan potentiaalisten asiakkaiden tietoja, jotka ovat kiinteistönvälitystoiminnan tai siihen liittyvien vastuiden kannalta tarpeen. Asiakkaiden henkilötietoja kerätään myös viranomaisille välitysliikkeen lakisääteisen tehtävän täyttämiseksi sekä rahanpesulainsäädäntöön liittyvän velvoitteiden (mm. asiakkaan tunnistaminen) täyttämiseksi.

Lisäksi henkilötietoja kerätään markkinointi- ja yhteistyökumppaneista siinä laajuudessa, kun se on uusasiakashankinnan, asiakaskannan hoidon tai yhteistyökumppaneiden kanssa solmittujen sopimuksien toteutumisen kannalta tarpeen. Tietoja saadaan asiakkailta ja yhteistyökumppaneilta toimeksiantojen ja sopimusten laatimisen ja sitä edeltävien sopimusneuvottelujen aikana joko suullisesti tai kirjallisesti paperisena tai sähköisesti. Tietojen lähteinä ovat mm. toimeksianto- ja muut yhteistyösopimukset, ostotarjoukset, yhteydenottolomakkeet, sähköpostit, esittelyt, mahdolliset kilpailut tai hakuvahtia varten jätettävät yhteystiedot.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusta

Henkilötietoa käsitellään yrityksen asiakasrekisterissä vain siinä laajuudessa, kun se on välitysliiketoiminnan hoitamisen kannalta tarpeen. Henkilötietojen saannin perusteena on

rekisteröidyn itsensä antama suostumus
asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa solmittavan sopimuksen täytäntöönpano
lakisääteinen velvoite
julkisen vallan käyttö (mm. kaupanvahvistajan tehtävien hoitamiseksi tarpeellinen tieto)
välitysliikkeen oikeutettu etu

Asiakasrekisterin tietoja voidaan käyttää rekisteripitäjän tai sen yhteistyökumppanin tai rekisteripitäjän kanssa taloudellisen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden tai yrittäjien liiketoiminnassa edellä mainitulla perusteella. Asiakasrekisterin tietoja voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin. Suoramarkkinointia ja asiakasviestintää voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Tietoja luovutetaan vain niille henkilöille, joilla on siihen tarve työnsä puolesta. Ulkopuolisen yhteistyökumppanin kanssa solmitaan tarvittaessa salassapitosopimus, ellei heillä ole lakisääteistä salassapitovelvoitetta.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilön täydelliset perustiedot (nimi, syntymäaika, henkilötunnus)
Henkilön yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
kansalaisuus, kieli
yhteisöä edustettaessa henkilön asemaa koskevat tiedot sekä edustettavaa yhteisöä koskevat tiedot
toimeksiantosopimukseen tai toimeksiannon hoitamiseen liittyvät tiedot
toimeksiannon yhteydessä annetut muut tiedot, joilla on vaikutusta toimeksiannon hoitamiseen (mm. edellisiin saantoihin tai verotukseen liittyvät tiedot)
myyntikohteisiin liittyvät tiedot, asuntonäytöt
asiakasvaratiedot
potentiaaliseen asiakkuuteen liittyvät tiedot
laskutustiedot
asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä ja tallenteet
suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
luottotiedot
yhteistyösopimuksiin tarvittavat tiedot yhteistyökumppanista
rekisteröidyltä itseltään suostumuksin saadut lisätiedot, jolla voi olla vaikutusta toimeksiannon hoitoon tai sopimuksen täyttämiseen

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu välitysliikkeen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttötunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Välitysliikkeen ulkopuolelle lähetettävät tiedot salataan aina, kun se on mahdollista. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat on salattu. Ulkopuolelta tuleva pääsy järjestelmään on estetty tietoturvaohjelmistojen ja palomuurien sekä salasanojen avulla. Tarpeeton ja vanhentunut poistetaan heti, kun se on mahdollista.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmannelle osapuolelle, ellei asiasta ole sovittu asiakkaan kanssa tai tietojenluovutukselle on jokin muu 3. kohdassa mainittu peruste. Henkilötiedot voidaan luovuttaa rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin teknistä palvelutarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpitoa ja käsittelyä toteuttava rekisteripitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvin osin yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle, ellei pilvipalvelu, jossa tietoja säilytetään, sijaitse EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännössä ja tässä tietosuojaselosteessa mainittuja periaatteita.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on välitysliikkeen asiakas, potentiaalinen asiakas, sopimus- tai yhteistyökumppani ja toimeksiantosopimukseen perustuvan reklamaatioaika tai vahingonkorvausvastuuaika ei ole päättynyt.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään viiden vuoden ja enintään kymmenen vuotta sopimuksen päättymisestä, ellei vahingonkorvausvastuu tai muu seikka edellytä pidempää säilytysaikaa.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus on peruutettu tai kunnes ne eivät ole tarpeen tietojen käsittelemiseksi.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja yhteydenotot

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoitukseen. Rekisteröity voi antaa välitysliikkeelle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat välitysliikkeen käsittelemät henkilötiedot
vaatia epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
vaatia henkilötietojensa poistamista tai rajoittaa omia tietojaan, ellei siihen ole lakisääteistä estettä (esim. poistettavaksi vaadittava tieto on tarpeen välitysliikkeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi)
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on välitysliikkeen oikeutettu etu
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siinä tapauksessa, että se on teknisesti mahdollista, käsittely suoritetaan automaattisesti ja välitysliike on käsitellyt rekisteröidyn tietoja tämän antaman suostumuksen perusteella

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö kirjallisesti kirjeitse tai sähköpostilla kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Välitysliike voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Välitysliike voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta, mikäli sillä on kieltäytymiseen laissa säädetty peruste.

Muut yhteydenotot ja mahdolliset kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tiina@tiinamellanenlkv.fi tai kirjeitse osoitteeseen: Tiina Mellanen LKV, Kauppakatu 11 C, 26100 Rauma tai asioimalla välitysliikkeessä henkilökohtaisesti.

9. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan Unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.